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  • 组织必威888注意事项
    银川雁南飞必威888服务有限公司 2012-08-14 15:22:55 来源:网络 文字大小:[][][]

    一、必威888筹备

    (一)、必威888资料准备

    1、在具备条件的前提下将参会人员的资料按每人次准备好,注意区分参会人员的角色(如分成必威888主持、参会领导、参会普通人员),资料按照人员角色分别准备

    2、必威888资料较多时,需要按照必威888议程将必威888资料按次序排放,最好装订成册,编好页码,方便参会人员阅读。

    3、当参会各人员因角色不同需要不同的资料时,应当按照人员或单位将资料以文件袋装好标注资料归属人员或单位,方便参会人员领取。

    4、若需要给参会人员发放纪念品或礼品等,应当与必威888资料一同准备好,置于资料文件袋中一并发放给参会人员。

    (二)、必威888通知

    必威888通知分为口头通知和书面通知,其中口头通知只适用于参会人员较少的非正式必威888,书面必威888通知需注意以下几点:

    1、电话通知:做好电话接电话的时间、对方姓氏记录,下通知必须设立记录本,及时记录、查阅。

    2、正式的书面必威888通知应包含:简要的必威888议程说明、参会人员、必威888时间、必威888地点等。

    3、书面必威888通知应通过正式途径发送给参会人员,如OA系统、电子邮箱、网站公布等如有必要可另行电话通知参会人员。

    (三)、必威888议程安排

    1、正式必威888开始时一般需要解释必威888整体流程,将必威888分为几项内容,如工作汇报阶段、讨论阶段、工作安排阶段等。必威888流程介绍需要整理成正式文档作为必威888主持的资料装订好,一般情况下没有必威888主持人的情况下可有必威888组织人员介绍必威888流程。

    2、安排必威888议程时应考虑到必威888时间,尽量将必威888时段安排在正常工作时段内,如900-11:00或者15:00-17:00如果是跨天的必威888或者占用中晚餐时间的必威888需要考虑是否安排餐宿问题。

    (四)、会场布置

    1、应考虑必威888的性质及与会人数的多少。例如在提供信息的必威888里,倘若人数众多,则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。在解决问题的必威888里,假如人数不多,则是让每一位与会者均环绕桌子而坐,这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通。再如在培训必威888里,如人数不多,则可令与会者坐在马蹄型的桌子的外圈,这样不但便于与会者与主席之间的沟通,而且也便于与会者跟与会者之间的交流。但若人数众多,则最好是将与会者分成若干小组,每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。

    2、正式必威888一般需要安排好参会人员的坐席并准备好参会人员的铭牌,在必威888开始前排好坐席及铭牌。

    3、对于安排好坐席的会场,应将必威888资料袋在必威888前摆放在坐席上

    4、需要用到视频放映或者开视频必威888时,要调试好会场的投影仪、调音台、幕布、麦克风等器械。

    5、注意各项会场的环境因素,例如温度、灯光等,按照实际情况调整好。

    6、必威888组织人员应准备好各项必威888记录工具,如相机、摄像机、录音笔等,以便于在会后做好必威888总结工作。

    7、除非是较长的必威888(超过一个半小时的必威888)否则尽量不要提供茶点,以防与会者分心。

    8、会(徽)标:(必须要体现出本次必威888的内容)。

    9、横幅(必威888的题目、大小、大约提前3-5天制作)。

    10、讲师的行李包(或笔记本包)注意要放在椅子或其他上面,应避免直接放置在地上,这能反映出服务细节的水平。

    (五)、现场安排(人员入场时)

    1、必威888开始前在会场入口处设立接待处,准备好签到表,对参会人员签到;在入口处安排服务人员,明确、清楚的告诉每位进场的人员如何坐?坐到什么地方?例如:竞岗的人坐在那里?旁听的人坐那里?

    2、必威888资料较少时可在参会人员签到时分发给参会人员。

    3、讲演稿(不做保密的可以为与会代表每人一份)

    4、必威888日程安排表

    5、铅笔和纸(或是其他本笔,这些可以和礼物等一同给与会代表)

    6、空调的温度问题,如果在高楼层,因为温度会往上走,导致原空调失效,这些必须在必威888前进行安排,可以提前进行降温或升温!

    7、出入口的门窗注意关闭,安排人员全程负责!

    二、必威888中

    (一)必威888记录

    1、安排好专职的必威888记录员,对参会人员的发言进行记录(特别是讨论性质的必威888),记录内容会后留底。

    2、安排专人摄影(摄像、录音),会后留底。

    (二)必威888服务

    1、安排专人(必威888组织人员或物业人员)负责茶水服务。

    2、举办大型必威888或视频必威888时,安排专人负责操作麦克风、调音台、投影仪、视频设备等。

    3、着装(因为除讲话人之外,服务人员是唯一走动的人,唯一关注的人,所以一定要注意着装)如:女性的皮鞋,走动时注意不能发出声响;动作要轻、慢、柔、避免快、重!

    4、主持人也要避免少走动,如有特急的事情,可以通过写纸条的形式来传递。

    (三)倒茶

    1、外面的领导来你们单位,那外面的领导就是客人,倒茶的时候要先给客人倒茶,然后在给自己单位的领导倒茶;给主席台上公司级领导倒水的顺序按进入的顺序就可以了(特别安排除外),但如有重要领导在场(如市长或更高级的领导)就要先给领导冲。

    2、倒茶的顺序要按照职务的高低,比如说参加必威888的有单位董事长、总经理、副总经理,那你就应该先给董事长倒茶,然后在是总经理,在轮到副总经理。

    3、切记一点,倒茶不能倒满,这个是很忌讳的,倒满了有驱客的嫌疑。

    4、冲水不能冲着对方,针对冲水的动作,要进行分解:要拿起杯子,不要对着领导冲水,不要挡住领导形象,不能直接在桌面上冲等。

    5、冲水的服务人员最好只安排1人,可以避免太多的吸引会场参与者的目光。

    6、要保证每一个人都有水喝,但不要试图在冲水时每一个都去冲。对领导、主席台、主持人、特殊人物一定要保证有水参会者不一定照顾到

    (四)其他

    1、参会人员就坐后提醒全部参会人员关闭手机或调成静音。

    2、必威888时间较长时,可适当安排中途休息时间

    三、必威888后

    (一)整理必威888记录

    1、整理好必威888中的文字记录和图片、视频、音频记录,进行备案。

    2、完成必威888总结材料,材料内容应包括:必威888议程各项内容、主要人员发言材料、必威888讨论内容和总结性结论。

    3、整理完成必威888总结材料后报领导审批,将审批通过的材料分发至各参会人员遵照执行。

    3、重要必威888结束后可考虑在网上发布必威888相关新闻。

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